校学字（2013）082号

各学院：

    2013届本专科毕业生档案转递工作即将开始,现将有关特殊注意事项提示如下：

    一、关于SAIS系统

    SAIS系统档案转递信息员工录入、学院审核工作任务已经开放，将于6月17日关闭。信息填写注意事项在系统界面有相关提示，请留意查看。因系统升级更新，机要单打印、数据导出等功能尚未完成，将于近期陆续开通，请留意查看。员工提交信息后，请负责老师务必按照要求认真审核，避免无法邮寄或重复邮寄。

    二、关于机要邮寄方式选择

    国企、事业单位、省市人才、毕业生就业指导中心、高校等必须采用机要邮寄。如无特殊情况，长春市内单位应采用机要邮寄。

    三、关于档案封装

    档案袋封装时请在封口处粘贴封条并加盖公章，机要邮寄的请在机要封套封口处再加贴一张封条（无需加盖公章）。为保证档案完整，在粘贴封条前，请务必用胶水或胶棒将档案袋或机要封套封口粘牢。

    四、关于机要封套信息填写

    因机要邮寄工作要求，封套信息必须手写，且必须注明单位名称和单位地址。同时，为方便查收或退档调阅，请同时标注员工院系和姓名等个人信息。

    五、关于EMS

    EMS“五联单”由学工部统一组织打印，将同时开通签收短信告知邮政服务，接收信息的手机为SAIS系统档案邮寄信息中提交的个人联系方式。

    六、关于各类材料发放

    打印后的EMS“五联单”、EMS邮寄封套、机要邮寄封套将于6月20日前发放到各校区。

毕业生档案整理及信息统计工作较为繁琐且责任重大，请负责此项工作的老师务必认真阅读有关组织要求，谨慎对待所涉及的每个环节，确保转递工作顺利进行。

    未尽事宜请与员工事务管理办公室联系。农学部各学院相关工作由农学部员工处组织开展。

    联系人：李英

    联系电话：85168010/13756550226

                                                 员工工作部

                                                2013年6月13日